Kender du det at diskussionen under et møde eller i en workshop har det med at køre lidt af sporet? Og pludselig hænger din tidsplan ikke helt sammen, fordi I kom til at snakke om noget spændende, men dog ikke helt relevant ift. jeres agenda?
Måske er der særligt én person, der bevidst eller ubevidst fører samtalen på afveje.
Hvad gør man så?
Det er en problemstilling, som jeg tror de fleste mødearrangører og facilitatorer kender til. Og selvom man måske er opmærksom på problemet mens det sker, så er det ikke altid nemt at gribe ind på en god måde. Måske synes man selv at det er et spændende emne, der bliver taget op.
Parkeringspladsen
Definition: En parkeringsplads er et sted hvor man kan samle kommentarer, emner eller spørgsmål som ikke er direkte relaterede til agendaen. Den er med til at holde fokus på den relevante diskussion, mens andre emner bliver “parkeret” til senere.
Sådan gør du
Inden mødet eller workshoppen rigtigt går i gang, dedikerer du et område på en tavle eller whiteboard til at være parkeringspladsen. Hvis I arbejder digitalt kan parkeringspladsen være en del af et virtuelt whiteboard, eller simpelthen et værktøj ala Google Docs til notater, som alle kan se og tilføje emner til.
Sæt tid af i tidsplanen til at kigge på parkeringspladsen, når mødet eller workshoppen er slut.
Forklar deltagerne at parkeringspladsen er til de ideer og tanker, der ligger udenfor rammerne, og at pointen er at holde diskussionen fokuseret på de ting I har aftalt, men samtidig få noteret vigtige emner og spørgsmål.
Brug parkeringspladsen løbende - og bed de andre deltagere gøre det samme - ved f.eks at sige: “Det er et spændende spørgsmål, som kræver en dedikeret diskussion. Lad os parkere det for nu, og vende det til sidst.”
Efter mødet eller workshoppen er slut, brug lidt tid på at gennemgå notaterne på parkeringspladsen. Brug evt. en øvelse som “Who, What, When” til hurtigt at få lagt en plan for hvad der skal ske.
Afslutning
Som så mange andre tricks i facilitatorens værktøjskasse er “Parkeringspladsen” ikke særligt indviklet eller svær at forstå.
Men tricket er at introducere konceptet før der er nogen, der stiller et spørgsmål som de brænder for. For ellers kan det godt virke afvisende, når man essentielt siger: “Nej dét du siger er ikke interessant (nu)”.