Skær tid af dit møde
Helt ærligt, så fik jeg så fik god og interessant feedback på sidste uges Tips til Mødeagenda, så jeg fik lyst til at dvæle lidt mere ved ideen om “møder”.
Og jeg lavede listen med tips til en checkliste du kan printe ud:
Hent en checkliste til dit mødeagenda
Det provokerer lidt når man siger ting som “møder er spild af tid”. Og selvfølgelig er hele grunden til at jeg skriver det her, at jeg godt ved at møder er nødvendige. Vi kan ikke bare arbejde i isolation hver især altid. Nogle ting skal vendes og drejes.
Men måske er der dele af de ting vi bruger møder til, som kunne gøres bedre på andre måder. Det er dyrt at sætte mange mennesker i et rum, særligt hvis de egentlig har noget andet som deres primære arbejde.
Så uden yderligere omsvøb, her er 3 tips til kortere møder:
-
Information kan være en email
Jeg har oplevet adskillige steder at man bruger afdelingsmøder, til lange og detaljerede præsentationer af hvad der sker i virksomheden.
Men jeg er ikke sikker på at udviklerne sådan rigtigt får noget af at høre om “customer acquisition cost”.
Eller omvendt at journalister bekymrer sig om databasestruktur.
Det kan også være et mindre møde, hvor relevante informationer bliver fremlagt til deltagerne.
I det første eksempel, er hensigten velsagtens at skabe et fællesskab i virksomheden, så man ikke sidder i hver sin silo.
Og dét har jeg fuld forståelse for.
Men i begge tilfælde bør man overveje: Hvor meget information har deltagerne konkret brug for?
Er det noget de skal bruge under selve mødet?
Potentielt kunne man have en meget kort og simpel oversigt på selve mødet, og så et mere detaljeret dokument fremsendt til deltagerne før eller efter.
-
Brug en øvelse til at samle ideer
Ofte bruger vi møder til at generere ideer og diskutere dem. Det kan der gå laaaaang tid med.
Overvej om det kunne være en lille mini-workshop i stedet. Det kunne f.eks være “Note and Vote”: Hver deltager skriver alle sine forslag på post-its. I stemmer med prikker eller klistermærker på de bedste.
Med værktøjer som Miro og Mural kan det gøres digitalt. Det kunne måske lige frem være noget deltagerne gjorde inden mødet :-)
(I skal selvfølgelig ikke vigtige strategiske eller juridiske beslutninger på den måde)
-
Lad folk gå, hvis de ikke har gavn af mødet (længere)
Det er egentlig meget simpelt. Vær åben overfor at folk kan gå - eller komme - til de dele af et møde, der er relevant for dem.
Det kan godt kræve lidt planlægning.
Og pas på med at det ikke bliver sådan et svingdørsmøde, folk skal også kunne koncentrere sig.
Links:
Miro: https://miro.com/
Mural: https://mural.co/
På LinkedIn sendte Heidi Jønch-Clausen mig et link til et værktøj, der kan vise hvor meget et møde rent faktisk koster: http://www.meetingmeter.net/ (Tak for det Heidi!)
Det var alt i denne uge!
P.S.: Huskede du at hente en Checkliste Mødeagenda? Den er her: Checkliste.pdf.