Lav en mødeagenda

Nå men, hvordan har du det med møder?

Ind imellem er et klassisk møde nødvendigt, men det betyder jo ikke, at vi ikke skal prøve at forbedre vores arbejdsliv i dén henseende også.

Så her får du et par tips til at sikre et positivt møde, som deltagerne ikke føler er helt spild af tid.

1: Sørg for at der er et eksplicit formål

Du har sikkert hørt sætningen: “lad lige holde et møde” mange gange. Og ofte er det jo uskyldigt nok. Og nogle gange er det måske også det rigtige at gøre. Men alt for ofte er det ikke.

Så når du planlægger at indkalde til et møde, stil dig selv de her to spørgsmål:

• Hvorfor skal der holdes et møde?
• Hvad er der blevet opnået, når mødet er slut?

2: Fokuser på de vigtigste emner

Når du har et formål, kan du gå i gang med en decideret agenda. Din agenda er mødets struktur, så hold den så konkret som muligt.

Vælg kun emner, der er relevante for det overordnede formål. Og under selve mødet skal du også være opmærksom på at samtalen ikke glider for langt væk fra de planlagte emner.

Sorter dine emner efter hvor vigtige de er.

3: Lav en realistisk tidsplan

Tænk over hvad der skal ske med hvert emne.

Fremlæggelse af nøgletal kan gå hurtigt. En rundbordsdiskussion kan tage lang tid, især hvis der også skal idegenereres.

Giv hvert punkt en tidsramme. Husk pauser.

Men husk også at et ideelt møde ikke varer mere end en time. Mødedeltagerne vil begynde at miste fokus efter 30 min. Hvis du kan, prøv at holde et møde på 15 min.

For the science behind the 15-minute rule, you need look no further than a TED talk. Each TED talk is kept to 18 minutes or shorter, the same time as a coffee break and a helpful constraint for presenters to organize their thoughts. Scientifically, 18 minutes fits right in with the research on attention spans: 10 to 18 minutes is how long most people can pay attention before checking out.

Kilde: https://www.fastcompany.com/3033232/9-science-backed-methods-for-more-productive-meetings

Så hvis der er mange emner på din bruttoliste, bør du fokusere på de vigtigste. Hvis mange af dine mødedeltagere skal videre til et andet møde, kan du overveje at slutte på et skævt tidspunkt, så de kan nå at komme videre.

4: Sæt tid af til at opsummere

Du har sikkert også prøvet at blive jaget ud af et mødelokale uden at diskussionen var helt afsluttet, og senere var det svært at huske: hvad blev vi enige om? Ved at sætte tid af til en opsummering, er du sikker på at alt er blevet diskuteret færdigt - eller at I har taget beslutningen om at fortsætte senere.

Med en opsummering, kan eventuelle tvivlsspørgsmål blive taget op, og det gør også at folk bedre kan huske de ting der blev vedtaget. Endelig kan en opsummering også bruges til at definere konkrete opgaver.

Hvad skal der laves, hvornår og af hvem?

Et møde er intet værd uden en agenda, så brug tiden på at skrive en.

Det er i virkeligheden ikke så svært eller tidskrævende, men det er et aspekt, som jeg synes bliver negligeret. Jeg har fokuseret på kunsten at arrangere et møde, hvis du er mødedeltager, så husk hvad Tim Ferriss har sagt:

Do not agree to meetings or calls with no clear agenda or end time

Det var alt fra mig i denne uge :-) Hvordan har du det med møder?